Reisekostenabrechnung einfach erklärt

Reisekostenabrechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftswelt, besonders für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen schicken. Eine gut organisierte Reisekostenabrechnung hilft nicht nur, finanzielle Verluste zu vermeiden, sondern trägt auch zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.

In diesem Blogbeitrag erklären wir, wie Reisekostenabrechnungen funktionieren, welche Schritte notwendig sind und worauf Unternehmen und Mitarbeiter achten müssen.

1. Reisekostenabrechnung einfach erklärt

Reisekosten sind alle Kosten, die einem Mitarbeiter während einer Geschäftsreise entstehen.

Diese können Folgendes umfassen:

• Transportkosten: z.B. Kosten für Flug-, Zug-, Bus- oder Taxifahrten.
• Übernachtungskosten: z.B. Kosten für Hotels oder andere Unterkünfte.
• Verpflegungskosten: z.B. Kosten für Mahlzeiten, die während der Reise eingenommen werden.
• Nebenkosten: Weitere Kosten wie Parkgebühren, Internetgebühren oder Kosten für öffentliche Verkehrsmittel vor Ort.

2. Voraussetzungen für die Abrechnung

Bevor eine Reisekostenabrechnung eingereicht wird, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:

• Genehmigung der Reise: Die Geschäftsreise muss vorab von der zuständigen Abteilung oder dem Vorgesetzten genehmigt worden sein.
• Dokumentation der Ausgaben: Alle Ausgaben müssen mit Belegen, wie Quittungen oder Rechnungen, nachgewiesen werden.
• Einhaltung der Unternehmensrichtlinien: Die Ausgaben müssen im Rahmen der im Unternehmen festgelegten Richtlinien erfolgen, etwa was die Höhe der Kosten für Verpflegung oder Übernachtung angeht. Das legt jedes Unternehmen für sich fest.

3. Der Prozess der Reisekostenabrechnung

Der Prozess einer Reisekostenabrechnung gliedert sich in mehrere Schritte:

1. Erfassung der Ausgaben: Der Mitarbeiter sammelt während der Reise alle Belege und dokumentiert die entsprechenden Kosten. Moderne Arbeitgeber nutzen hierfür oft digitale Tools oder Apps, die den Prozess der Belegerfassung vereinfachen.
2. Erstellung der Abrechnung: Nach der Reise erstellt der Mitarbeiter eine Reisekostenabrechnung, in der alle Ausgaben detailliert aufgelistet sind. Dabei werden die Ausgaben nach Kategorien geordnet und die entsprechenden Belege beigefügt.
3. Einreichung der Abrechnung: Die fertige Reisekostenabrechnung wird an die zuständige Stelle im Unternehmen weitergeleitet (z.B. Finanzabteilung oder das Buchhaltungsteam).
4. Prüfung der Abrechnung: Die Finanzabteilung prüft die Abrechnung auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien. Gegebenenfalls werden Rückfragen an den Mitarbeiter gestellt oder Korrekturen gefordert.
5. Erstattung der Kosten: Nach erfolgreicher Prüfung wird der Betrag der Reisekosten auf das Konto des Mitarbeiters überwiesen. In manchen Fällen erfolgt die Erstattung auch in Form von Sachleistungen, etwa durch die Übernahme von Hotel- oder Flugbuchungen direkt durch den Arbeitgeber.

4. Wichtige Punkte für eine erfolgreiche Reisekostenabrechnung

Um Probleme bei der Reisekostenabrechnung zu vermeiden, sollten Mitarbeiter und Unternehmen folgende Punkte beachten:

• Fristen einhalten: Viele Unternehmen setzen Fristen für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen. Diese Fristen sollten unbedingt eingehalten werden, um eine rechtzeitige Erstattung zu gewährleisten.
• Belege sammeln und aufbewahren: Jeder Beleg zählt! Auch kleine Ausgaben sollten dokumentiert und die Belege sorgfältig aufbewahrt werden.
• Transparenz und Genauigkeit: Die Abrechnung sollte klar und nachvollziehbar sein. Alle Angaben müssen korrekt und vollständig sein, um Verzögerungen in der Bearbeitung zu vermeiden.
• Nutzung von Abrechnungstools: Digitale Abrechnungstools können den Prozess erheblich erleichtern und die Fehlerquote minimieren. Viele Unternehmen bieten solche Tools ihren Mitarbeitern an oder empfehlen deren Nutzung.

Dieser Leitfaden soll Ihnen dabei helfen, den Prozess der Reisekostenabrechnung besser zu verstehen und erfolgreich umzusetzen. Wenn Sie die hier beschriebenen Schritte befolgen, steht einer reibungslosen und effizienten Abwicklung Ihrer Geschäftsreisekosten nichts im Wege. Für die digitale Reisekostenabrechnung gibt es Software, wie z.B. Crewpilot , die alle wichtigen Punkte berücksichtigt und somit steht der schnellen und effektiven Reisekostenabrechnung nichts mehr im Wege.